Gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades: guía y checklist antes del Modelo 200

Respuesta rápida: un gasto es deducible en el Impuesto sobre Sociedades cuando está relacionado con la actividad, está contabilizado, se imputa al ejercicio correcto, está justificado documentalmente y no figura entre los gastos que la Ley del Impuesto sobre Sociedades excluye expresamente. Tener factura ayuda, pero no basta por sí solo: si Hacienda cuestiona la realidad del gasto, la factura es una prueba más, no una prueba blindada.

Por qué este artículo llega ahora

El plazo para presentar el Modelo 200 de las sociedades que cierran ejercicio a 31 de diciembre termina este año el 27 de julio (el día 25 cae en sábado, así que se traslada al siguiente lunes hábil). 

Todos los años, por estas fechas, vemos repetirse el mismo patrón de consultas: 

• Gastos que en realidad corresponden a otro ejercicio y el cliente quiere colar en el que toca cerrar ahora. 
• Gastos que el empresario da por hecho que son deducibles porque los paga la empresa, pero que no tienen relación real con la actividad. 
• Y el clásico gasto que se lleva deduciendo «de toda la vida así» y que, cuando llega una comprobación, no se sostiene.

Este año hay un motivo adicional para revisar la lista con calma. La Agencia Tributaria ha publicado su Plan Anual de Control Tributario 2026 (Resolución de 11 de marzo de 2026, BOE-A-2026-5843), y no es un documento de trámite: dice, con bastante literalidad, dónde va a mirar. Lo vemos en el apartado dedicado a ello un poco más abajo, porque condiciona cómo hay que leer todo lo demás.

Qué son los gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades

Antes de entrar en requisitos legales, una idea que se subestima: una empresa que lleva su contabilidad bien hecha, y con criterio experto, ya tiene medio Impuesto sobre Sociedades resuelto antes de sentarse a calcular nada. La mayoría de los problemas que vemos no nacen en la ley, nacen en una contabilidad descuidada o llevada sin el suficiente criterio fiscal.

Dicho esto, la base imponible del impuesto no es «lo que gana la empresa» sin más. Parte del resultado contable y lo corrige con las reglas de la Ley 27/2014 (LIS). La contabilidad es el punto de partida obligado; la fiscalidad tiene la última palabra sobre qué de eso reduce impuesto y qué no.

Para que un gasto contable se convierta también en gasto fiscalmente deducible tiene que superar cuatro filtros, todos a la vez:

Estar contabilizado. Si no está en la cuenta de pérdidas y ganancias (o en reservas cuando la norma lo exija), no hay debate posible: no se deduce.

Imputarse al ejercicio correcto. Cuando nace la obligación, no cuando se paga. Una factura que llega tarde o una indemnización que se acuerda en el ejercicio siguiente al que se comunicó no cambian de ejercicio fiscal solo porque venga bien de tesorería. (Este principio tiene excepciones reguladas por la propia ley que conviene conocer — las vemos más adelante, porque cambian bastante el panorama de lo que parece una regla rígida).

Estar correlacionado con la actividad. No basta con que la empresa haya pagado el gasto, tiene que poder explicarse por qué ese gasto sirve al negocio y no solo a quien lo disfruta. Esta es la frontera que más comprobaciones genera: un gasto puede estar perfectamente contabilizado y facturado y aun así caer si no se sostiene esa relación con la actividad.

Estar justificado documentalmente. La factura es el medio de prueba prioritario, pero la ley no la trata como prueba privilegiada ni exige que sea completa en todos los casos: si Hacienda duda de la realidad de la operación, hace falta poder aportar algo más (contratos, correos, evidencia de que el servicio se prestó realmente). Y a la inversa: la mera posesión de una factura, sin más, tampoco garantiza la deducción si la Administración aprecia indicios de que la operación no fue real.

Y, superado todo eso, el gasto no puede estar en la lista de exclusiones del artículo 15 LIS, que vemos más abajo.

Gastos habituales que, con carácter general, sí son deducibles

Cumpliendo los cuatro requisitos anteriores, suelen ser deducibles sin sobresaltos:

• Compras de mercaderías y materias primas.
• Sueldos, salarios y Seguridad Social a cargo de la empresa.
• Alquileres de local, nave u oficina.
• Suministros afectos a la actividad.
• Servicios profesionales externos (asesoría, gestoría, abogados).
• Seguros empresariales.
• Amortización del inmovilizado.
• Publicidad y marketing.
• Formación relacionada con el puesto o la actividad.
• Software, licencias y mantenimiento informático.

La lista no es el problema. El problema aparece cuando el gasto se sale de este terreno «aburrido» y entra en zona de criterio.

Los gastos que Hacienda va a mirar con lupa en 2026

Aquí es donde conviene ser transparentes con vosotros: el Plan de Control 2026 no habla en abstracto de «gastos deducibles». Habla de algo más concreto y, para una pyme bien llevada, más tranquilizador de lo que parece a primera vista: el foco está en el uso abusivo de sociedades instrumentales para colar como gasto empresarial lo que en realidad es consumo personal del socio — vivienda, vehículos, embarcaciones, tarjetas de alto importe, préstamos que nunca se devuelven — y que en el fondo son reparto de beneficios disfrazado.

Junto a eso, la AEAT refuerza el control de las operaciones vinculadas sin documentación de precios de transferencia (facturación entre la sociedad y el socio, entre empresas del mismo grupo, sociedades profesionales interpuestas sin retribuir a valor de mercado) y las discordancias entre nivel de vida y renta declarada.

Si tu empresa separa bien lo profesional de lo personal y documenta las operaciones con socios y vinculadas, este plan no debería quitarte el sueño. Si no lo hace todavía, este es el año para ordenarlo, no el año para que te lo ordenen a ti.

Con ese telón de fondo, repasamos los puntos concretos donde de verdad se juega la deducibilidad.

Retribución de socios y administradores

Ha sido, durante años, el clásico de los clásicos: la Administración negaba la deducción del gasto si el cargo de administrador no estaba retribuido según los estatutos, apoyándose en la llamada «teoría del vínculo». 

La Sentencia del Tribunal Supremo 2127/2025, de 9 de mayo (recurso 6392/2022), ha zanjado la discusión a favor del contribuyente: si el socio-administrador presta servicios reales, el gasto está contabilizado, justificado y correlacionado con la actividad, no puede calificarse de liberalidad solo porque falte previsión estatutaria o por la doble condición de socio y administrador.

Esto no es un cheque en blanco. Lo que cambia es la defensa, no la exigencia de prueba. Conviene mantener ordenados: acuerdo social, descripción de funciones, nómina o factura según el caso, retenciones aplicadas y una retribución razonable en relación con el trabajo. Si además adaptáis los estatutos de cara al futuro, mejor: reduce fricción aunque hoy ya no sea condición de deducibilidad.

Vehículos de empresa

Aquí hay una confusión muy extendida que conviene aclarar de entrada: si el vehículo es de la sociedad, el gasto (adquisición, mantenimiento, combustible, seguro) es deducible para la empresa como cualquier otro activo de su patrimonio. La pregunta importante no es si el gasto se deduce, sino si el uso que hace de ese vehículo un socio, directivo o trabajador debe tributar como retribución en especie.

La pieza que de verdad decide el régimen aplicable no es tanto para qué se compró el coche, sino si quien lo usa tiene relación laboral o mercantil con la sociedad. La DGT lo dejó muy claro en una consulta de 2025: un socio único que no trabajaba en su empresa —sin nómina ni contrato mercantil— y usaba el vehículo de la sociedad al 100% para gestiones profesionales, se encontró con que Hacienda no admitía deducir ni un euro. El razonamiento: si el beneficio se concede por la mera condición de socio, no es un gasto necesario para la actividad, es una forma de repartirle beneficios en especie, y eso lo excluye de raíz el artículo 15.a) LIS, exactamente igual que excluiría un dividendo.

La cosa cambia si el socio sí trabaja en la empresa —con nómina o como administrador con funciones ejecutivas— y usa el coche para esa actividad: entonces el gasto sí es deducible para la sociedad, como gasto de personal, y lo que hay que vigilar es la parte de uso personal, que debe tributar como retribución en especie del socio-trabajador.

Hay todavía un matiz adicional, de un criterio reciente del TEAC en unificación de doctrina: si el bien se adquirió para las actividades propias del negocio y el socio simplemente lo disfruta además, se analiza como operación vinculada (comprobando que ese uso esté valorado a mercado); si en cambio se adquirió pensando en el disfrute del socio, hablamos directamente de retribución en especie. No es una diferencia cosmética: cambia el régimen de tributación que se aplica.

Con este panorama, lo prudente es documentar bien para qué se adquiere cada vehículo —y cualquier otro bien de cierto valor: ordenadores, móviles—, quién lo usa realmente y qué relación mantiene esa persona con la sociedad, dejando ese criterio también reflejado en la contabilidad. Sin ese respaldo, es fácil que Hacienda interprete cualquier cesión como una retribución encubierta al socio, directivo o trabajador que la disfruta.

(Aparte: existe un criterio del TEAC de 2025 que facilita la prueba de afectación de vehículos mixtos —pensemos en una furgoneta rotulada—, pero es un criterio dictado en IRPF, para autónomos, no en Sociedades. No lo traslademos sin matices a este contexto societario.)

Atenciones a clientes y proveedores

Son deducibles, pero con un límite: el 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio (art. 15.e LIS). Por ejemplo, una empresa que factura 500.000 € solo puede deducir hasta 5.000 € en este concepto; el resto exige ajuste positivo en el Modelo 200, salvo que encaje en otra categoría (promoción de ventas, por ejemplo, que no tiene límite cuantitativo) y esté bien documentado como tal.

Comidas, viajes y gastos de representación

La factura, sola, no cierra el debate. La Dirección General de Tributos lo ha recordado en 2025: la deducibilidad depende de que el gasto esté correlacionado con la actividad, y la valoración de esa correlación corresponde a Gestión o Inspección. En la práctica, esto significa conservar algo más que el ticket: con quién fue la comida, qué se trató, y por qué era necesaria para el negocio.

Con los tiques y justificantes simplificados conviene ser especialmente cuidadosos. El TEAC, en resoluciones de 2023, ha negado la deducción de gastos documentados únicamente con tique, porque un tique no acredita a favor de quién se prestó el servicio. Dicho así suena tajante, pero el propio criterio admite matices: si el pago se hizo en efectivo y no hay forma de acreditar la relación entre ese gasto y la actividad, el riesgo de rechazo es real; si, en cambio, se puede demostrar que en ese lugar y momento se desarrolló algo propio del negocio, un desayuno pagado con la caja de la empresa y documentado con tique no debería caerse solo por eso. La diferencia, otra vez, es la prueba adicional, no el papel en sí.

Y ya que hablamos de justificar gastos con criterio: la jurisprudencia menor incluso ha admitido cosas que a priori suenan arriesgadas. Un tribunal superior de justicia dio por bueno que un abogado dedujera las corbatas que compraba, entendiendo que eran complemento del formalismo propio de su actividad profesional. No es una vía libre para «vestir a la empresa», pero ilustra bien la idea de fondo: lo que importa es que el gasto tenga una explicación de negocio sólida, no la etiqueta que lleve.

Provisiones: la diferencia entre «prudente» y «poco documentado»

Este es uno de los puntos donde más se nota si una empresa lleva la contabilidad con criterio o «a ojo». Dos resoluciones recientes lo ilustran mejor que cualquier explicación teórica:

• La DGT, en consulta V1733-25 (23 de septiembre de 2025), confirma que si una empresa comunica un despido en un ejercicio y contabiliza correctamente la provisión, el gasto es deducible en ese ejercicio de devengo, aunque el acuerdo definitivo y el pago se cierren al año siguiente. La incertidumbre sobre el importe exacto no es excusa para no provisionar, ni para negar la deducción.
• El TEAC, resolución de 20 de octubre de 2025 (RG 8218/2022), va en la dirección contraria para provisiones de bonus e indemnizaciones que no responden a una obligación cierta, exigible y bien documentada: si se basan en expectativas, prácticas habituales o hechos futuros inciertos, se rechazan, y en ese caso se han confirmado también sanciones.

La diferencia entre un caso y otro no es el tipo de gasto, es la prueba: una obligación real, bien estimada y bien contabilizada se sostiene; una intuición contable, no.

Gastos financieros

Los gastos financieros netos tienen un límite del 30% del beneficio operativo del ejercicio, con un suelo de 1 millón de euros siempre deducible. Para la inmensa mayoría de pymes, ese suelo hace que el límite no llegue a aplicarse en la práctica; donde sí conviene revisarlo es en empresas con financiación intragrupo o niveles de endeudamiento altos.

¿Y si contabilizo un gasto en el ejercicio equivocado?

Pasa más de lo que parece: llega una factura tarde, se detecta un error, o simplemente se contabiliza un gasto en el ejercicio siguiente al que tocaba por devengo. La regla del artículo 11.3.1º LIS, confirmada por el Tribunal Supremo en dos sentencias de 2024, es más permisiva de lo que muchos piensan: el gasto se deduce en el ejercicio en que se contabilizó, siempre que eso no te suponga pagar menos impuesto del que hubieras pagado imputándolo correctamente al ejercicio de devengo.

Dicho de otro modo: si contabilizar tarde no te beneficia fiscalmente —que es lo normal—, no hay que hacer nada especial, el gasto es deducible en el ejercicio en que lo registraste. Solo hay que revisar el cálculo cuando de por medio hay un cambio de tipo impositivo (por ejemplo, salir del tipo reducido de entidad de nueva creación) o una deducción a punto de caducar, porque ahí sí puede compensar más imputarlo al ejercicio del devengo, con el correspondiente ajuste extracontable.

El Supremo ha ido incluso más allá: en la Sentencia del Tribunal Supremo 1625/2024, de 22 de marzo (recurso 7261/2022), admitió la deducción de un gasto contabilizado tarde aunque el ejercicio en que se devengó ya estuviera prescrito, siempre que se respete esa misma condición de no rebajar la tributación. Una tranquilidad razonable para quien detecta con retraso que se dejó algo sin contabilizar, pero no una barra libre: la carga de demostrar que no hay menor tributación sigue siendo del contribuyente.

Gastos que la ley excluye expresamente (artículo 15 LIS)

Con independencia de que estén pagados y contabilizados, estos gastos no son deducibles:

• Retribución de fondos propios: dividendos y pagos al socio por serlo, no por un servicio prestado.
• El propio Impuesto sobre Sociedades contabilizado.
• Multas, sanciones y determinados recargos.
• Pérdidas del juego.
• Donativos y liberalidades, salvo las excepciones ya vistas (atenciones a clientes dentro del 1%, promoción de ventas, usos y costumbres con el personal).
• Gastos derivados de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico: la jurisprudencia es clara en que esto se interpreta de forma restrictiva (piénsese en sobornos), no como sinónimo de «cualquier incumplimiento normativo».
• Servicios facturados desde paraísos fiscales, salvo prueba de que la operación es real.
• Indemnizaciones por extinción de la relación laboral o mercantil que superen el mayor de estos dos importes: 1 millón de euros, o el máximo que fije el Estatuto de los Trabajadores. Este punto se olvida con frecuencia y es relevante en procesos de reestructuración o salida de directivos.

Qué pasa si Hacienda rechaza un gasto: no es solo pagar la diferencia

Aquí está la parte que rara vez se cuenta con números, y que conviene tener presente antes de «intentarlo a ver qué pasa»: si Hacienda regulariza un gasto indebidamente deducido, la sanción (art. 191 LGT) puede ser del 50% de la cuota dejada de ingresar en los casos más leves, entre el 50% y el 100% si hay ocultación, y de hasta el 100%-150% si se aprecian medios fraudulentos. Existen reducciones (65% con acta con acuerdo, 30% por conformidad, 40% adicional por pronto pago), pero solo se aplican si se llega a esos escenarios, no si se evita el problema desde el origen.

Dicho de otro modo: la diferencia entre documentar bien un gasto y no hacerlo no es una cuestión de estilo, es una cuestión de cuánto puede llegar a costar.

Checklist antes de presentar el Modelo 200

1. ¿Los gastos están contabilizados en la cuenta y el ejercicio correctos?
2. ¿Existe factura completa o justificante suficiente para cada uno?
3. ¿Cada gasto tiene relación explicable con la actividad?
4. ¿Se ha revisado el devengo en gastos contabilizados tarde?
5. ¿Se han identificado y separado multas, donativos, liberalidades y gastos personales?
6. ¿Las atenciones a clientes respetan el límite del 1% de la cifra de negocios?
7. ¿Se ha comprobado si los socios que usan vehículos de la empresa tienen relación laboral o mercantil con ella y, si hay uso personal, se ha retribuido en especie?
8. ¿Las retribuciones de socios-administradores están documentadas (acuerdo, funciones, nómina, retenciones)?
9. ¿Las provisiones responden a una obligación cierta, estimada y contabilizada, no a una intuición?
10. ¿Los servicios entre empresas vinculadas tienen contrato, prueba real del servicio y valoración de mercado?
11. ¿Se han revisado los gastos financieros frente al límite del 30%/1 millón de euros?
12. ¿Se han hecho los ajustes extracontables que correspondan en el Modelo 200?

En Despacho Abierto hacemos seguimiento durante todo el año, no solo en julio

Esto es, precisamente, lo que entendemos por estrategia fiscal con visión de futuro: no tratamos los gastos deducibles como una tarea de julio, sino como algo que acompañamos durante todo el ejercicio, en contacto continuo con el cliente, siguiendo de cerca la problemática concreta de cada empresa —sus operaciones con socios, sus vehículos, sus provisiones— para que cuando llegue el Modelo 200 no haya sorpresas que resolver a contrarreloj.

¿Quieres que revisemos tus gastos deducibles antes de cerrar el Modelo 200? En Despacho Abierto te ayudamos a identificar qué está bien documentado, qué necesita refuerzo y qué ajuste extracontable toca hacer, con margen suficiente antes del 27 de julio

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades: arts. 10.3, 11, 11.3.1º, 15 y 16.
• Ley General Tributaria: arts. 191, 187 y 188 (régimen sancionador).
• Tribunal Supremo 2127/2025, de 9 de mayo (recurso 6392/2022) (retribución de administradores).
• Tribunal Supremo 683/2024, de 23 de abril (recurso 4382/2022) (imputación de gastos contabilizados en ejercicio posterior al devengo).
• Tribunal Supremo 1625/2024, de 22 de marzo (recurso 7261/2022) (imputación de gastos aunque el ejercicio de devengo esté prescrito).
• DGT, consulta vinculante V0694-25, de 15 de abril de 2025 (vehículo usado por socio sin relación laboral: gasto no deducible, art. 15.a LIS).
• TEAC, resolución 07312/2024, de 24 de septiembre de 2025, en unificación de criterio (ámbito IRPF; distinción entre operación vinculada y retribución en especie según la finalidad de adquisición del bien).
• DGT, consulta vinculante V1733-25, de 23 de septiembre de 2025 (provisión por despido).
• TEAC, resolución de 20 de octubre de 2025, RG 8218/2022 (provisiones de bonus e indemnizaciones).
• TEAC, resoluciones de 2023 (Rec. 7199/2020 y Rec. 4696/2023) sobre tiques como justificante insuficiente del gasto.
• TSJ Cataluña, sentencia de 27 de julio de 2023, recurso 2983/2021 (gastos de vestuario profesional).
• Resolución de 11 de marzo de 2026 de la AEAT, Plan Anual de Control Tributario y Aduanero 2026 (BOE-A-2026-5843).