Verifactu es el nombre con el que se conoce al nuevo sistema de facturación electrónica impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT), diseñado para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad y transparencia de las facturas emitidas por empresas y autónomos.
Su objetivo principal es luchar contra el fraude fiscal y mejorar el control tributario en tiempo real.
A diferencia del sistema tradicional, donde las facturas eran responsabilidad exclusiva del emisor y solo se comunicaban a Hacienda en momentos puntuales (como al presentar el IVA o el IRPF), Verifactu implica la generación y envío automático e inmediato de cada factura a la AEAT mediante software homologado. Esto obliga a empresas y autónomos a adaptar sus sistemas de contabilidad y facturación para cumplir con esta nueva normativa.
En Despacho Abierto hemos preparado esta guía completa para que sepas qué es Verifactu, a quién afecta, cuándo entra en vigor y cómo adaptarte a tiempo. Si trabajas por cuenta propia o gestionas una empresa, este artículo te interesa.
¿Por qué se está hablando tanto de Verifactu ahora?
- Porque su entrada en vigor está muy próxima: la implementación de Verifactu forma parte de la Ley Antifraude 11/2021, la cual termina de desarrollarse a lo largo de 2025.
- Porque implica cambios tecnológicos: no se trata solo de una nueva norma, sino de la obligación de usar un software específico y homologado, lo que requiere inversión, formación y adaptación.
- Porque afecta a miles de negocios: desde grandes empresas hasta PYMES y autónomos tendrán que cumplir con esta exigencia, lo que lo convierte en un tema transversal y urgente en el ecosistema empresarial español.
- Porque la falta de adaptación tendrá consecuencias: no cumplir con Verifactu puede conllevar sanciones económicas, pérdida de ayudas o subvenciones, o problemas en la gestión fiscal.
En resumen, Verifactu no es solo “otro cambio normativo”; es una transformación estructural en la forma en que facturan empresas y autónomos en España, y por eso es fundamental entenderlo cuanto antes y adaptar los sistemas de facturación a tiempo.
¿Cuándo entra en Vigor VERIFACTU?
El sistema Verifactu entrará en vigor para los contribuyentes en las siguientes fases:
- Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (empresas, sociedades anónimas, sociedades limitadas y otras formas jurídicas que deben cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al Impuesto sobre Sociedades) tienen de plazo para adaptar sus programas de facturación hasta el 1 de enero de 2026.
- El resto de los obligados tributarios (autónomos, pymes y otras entidades que, aunque deben cumplir con obligaciones de facturación, no están sujetas al Impuesto sobre Sociedades) ven su plazo límite ampliado hasta el 1 de julio de 2026.
¿Quiénes están obligados a implementar Verifactu?
La obligación de adaptarse al sistema Verifactu no es opcional. La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, establece que todas las empresas y profesionales que emitan facturas deben cumplir con esta normativa, con independencia de su tamaño o sector.
En términos generales, están obligados a utilizar Verifactu
- Empresas (sociedades mercantiles, cooperativas, sociedades civiles, etc.) que realicen operaciones económicas sujetas a IVA.
- Autónomos que facturen por sus servicios o ventas de productos.
- Profesionales liberales (abogados, médicos, arquitectos, etc.) que emitan facturas a sus clientes.
- Cualquier sujeto pasivo del IVA que emita facturas por actividades económicas, con independencia de que utilice o no software de facturación actualmente.
¿Hay excepciones?
Sí, pero muy limitadas. Están excluidos del uso obligatorio de Verifactu:
- Contribuyentes que tributan en Estimación simplificada de IVA (Módulos) aunque esto también está en revisión.
- Empresas que están dentro de SII (Sistema inmediato de Información)
¿Qué implica para quienes están obligados?
- Utilizar un software homologado por Hacienda que cumpla con los requisitos técnicos establecidos en la norma.
- Enviar automáticamente las facturas a la AEAT (de forma inmediata o en plazos muy breves).
- Garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas, sin posibilidad de manipulación posterior.
- Mantener un registro seguro de los datos de facturación conforme a los requisitos legales.
¿Y si no se cumple?
No adaptar el sistema de facturación a Verifactu dentro del plazo legal puede conllevar:
- Sanciones económicas importantes.
- Imposibilidad de deducir ciertos gastos por incumplimientos formales.
- Pérdida de confianza frente a clientes o proveedores que ya estén adaptados.
El mensaje es claro: Verifactu no es algo que se pueda dejar para el último momento.
Si tienes dudas sobre cómo adaptar tu negocio, es el momento de hablar con tu asesoría o proveedor tecnológico para asegurar el cumplimiento antes de que sea obligatorio.
¿Qué debes hacer ahora?
- Informarte sobre tu plazo de aplicación concreto
- Revisar si tu software actual cumple con los requisitos Verifactu
- Buscar asesoramiento profesional si no estás seguro de cómo adaptarte
- Planificar la transición con tiempo para evitar prisas de última hora
Adaptarse a tiempo es una ventaja competitiva. En Despacho Abierto, ya trabajamos con soluciones compatibles con Verifactu, lo que te permite anticiparte a los cambios, ahorrar costes y evitar sanciones. Además, te ayudamos a tramitar subvenciones como el Kit Digital, que pueden financiar parte de esta transformación tecnológica.
Cómo cumplir con Verifactu: requisitos técnicos y legales
Para adaptarte al sistema Verifactu, no basta con seguir buenas prácticas de facturación: hay que cumplir con unos requisitos específicos y obligatorios que establece la Agencia Tributaria.
Estos requisitos son tanto técnicos (relacionados con el software) como legales (relacionados con el contenido y la trazabilidad de las facturas).
Requisitos técnicos
- Uso de un software de facturación homologado
- El programa debe cumplir con las especificaciones técnicas recogidas en el reglamento de Verifactu.
- Debe estar preparado para enviar automáticamente las facturas a la AEAT en el momento de su emisión.
- El programa debe cumplir con las especificaciones técnicas recogidas en el reglamento de Verifactu.
- Firma digital o código identificativo
- Cada factura debe incluir un código QR y un registro digital seguro, que garantice su autenticidad e integridad.
- Esto evita que puedan ser manipuladas una vez emitidas.
- Cada factura debe incluir un código QR y un registro digital seguro, que garantice su autenticidad e integridad.
- Generación de un registro de eventos
- El software debe mantener un registro de todas las operaciones relacionadas con cada factura: creación, modificación, anulación, envío, etc.
- El software debe mantener un registro de todas las operaciones relacionadas con cada factura: creación, modificación, anulación, envío, etc.
- Conexión en tiempo real con la Agencia Tributaria
- Los datos deben transmitirse automáticamente, sin intervención manual, y respetando el formato y protocolo indicados por la AEAT.
Requisitos legales
- Cumplir con el contenido obligatorio de la factura
- La factura debe reflejar con claridad los datos fiscales de emisor y receptor, concepto, base imponible, IVA, etc.
- Además, debe incluir el nuevo campo de trazabilidad que exige Verifactu.
- La factura debe reflejar con claridad los datos fiscales de emisor y receptor, concepto, base imponible, IVA, etc.
- Prohibido el uso de software de doble uso
- Se penaliza el uso de programas que permitan llevar una “contabilidad paralela” o que no garanticen la integridad de la factura.
- Se penaliza el uso de programas que permitan llevar una “contabilidad paralela” o que no garanticen la integridad de la factura.
- Conservación de facturas conforme a normativa
- Las facturas deben almacenarse digitalmente durante al menos 4 años en un formato accesible y auditable.
- Las facturas deben almacenarse digitalmente durante al menos 4 años en un formato accesible y auditable.
- Comunicación transparente al cliente
- Se exige que el cliente tenga acceso a una copia verificable de la factura, incluyendo el código QR y demás datos trazables.
- Se exige que el cliente tenga acceso a una copia verificable de la factura, incluyendo el código QR y demás datos trazables.
¿Qué implica en la práctica?
- En muchos casos será necesario cambiar el software actual o contratar a un proveedor que ofrezca una solución homologada.
- También puede ser conveniente contar con el apoyo de una asesoría especializada que supervise el cumplimiento legal y técnico del proceso.
Errores comunes al implementar Verifactu y cómo evitarlos
La transición al sistema Verifactu puede generar confusión si no se planifica correctamente. Aunque la normativa está pensada para mejorar la transparencia y la eficiencia, muchas empresas y autónomos cometen errores que pueden derivar en sanciones o bloqueos en su operativa diaria.
A continuación, repasamos los errores más frecuentes y cómo puedes evitarlos con una buena preparación.
1. Pensar que “todavía hay tiempo”
Muchos profesionales creen que como la norma no es obligatoria aún para todos, pueden dejarlo para más adelante.
Solución: anticiparse es clave. Adaptarse con tiempo permite hacer pruebas, formar al equipo y evitar prisas cuando la entrada en vigor sea obligatoria.
2. Usar software no homologado o no actualizado
Algunos negocios continúan utilizando programas de facturación antiguos que no están preparados para la nueva normativa.
Solución: asegúrate de utilizar un software compatible con Verifactu, preferiblemente validado por tu asesoría. El software debe garantizar la emisión, trazabilidad y envío automático de facturas a la AEAT.
3. No consultar con la asesoría o proveedor tecnológico
Intentar adaptarse por cuenta propia puede ser arriesgado, especialmente si no se conocen los requisitos técnicos ni legales a fondo.
Solución: contar con el apoyo de una asesoría especializada —como Despacho Abierto— facilita el proceso, garantiza el cumplimiento normativo y evita errores que pueden salir caros.
4. No formar al equipo interno
Implementar el sistema sin explicar cómo funciona al equipo administrativo o de facturación puede provocar retrasos y errores.
Solución: haz una formación básica sobre cómo emitir las facturas, revisar los códigos QR, gestionar los errores de validación o reconectar con la AEAT en caso de caída del sistema.
5. No considerar las implicaciones legales
Algunas empresas creen que Verifactu solo afecta a la tecnología, y no revisan los aspectos legales de sus procesos de facturación.
Solución: revisa también los modelos fiscales, procesos de emisión y conservación de facturas. Verifactu impone nuevas obligaciones legales que deben cumplirse junto a los requisitos técnicos.
En resumen
Adaptarse a Verifactu no es solo una cuestión de instalar un software: implica comprender bien la normativa, adaptar procesos internos y contar con acompañamiento profesional. Así evitarás errores, sanciones y pérdidas de tiempo.
¿Cómo podemos ayudarte en Despacho Abierto?
En Despacho Abierto sabemos que la implementación de Verifactu puede parecer un reto complejo para autónomos, PYMES y empresas que ya están bastante ocupadas con su día a día. Por eso, te ofrecemos un acompañamiento completo para que el proceso sea sencillo, ágil y seguro.
Nuestro objetivo es que te adaptes a tiempo, con el apoyo de profesionales que conocen en profundidad el proceso y pueden guiarte paso a paso.
1. Revisión y diagnóstico gratuito de tu sistema actual
Analizamos cómo estás gestionando tus facturas hoy y te decimos si tu sistema actual es compatible con Verifactu o si necesita adaptaciones.
2. Implantación de software homologado
Te ayudamos a elegir e implementar un programa de facturación compatible con Verifactu, validado por la Agencia Tributaria. Si ya utilizas un software, revisamos que cumpla con todos los requisitos técnicos.
3. Formación básica a ti y a tu equipo
Te explicamos paso a paso cómo funciona el nuevo sistema: emisión de facturas, firma digital, envío a la AEAT, generación de códigos QR, etc. Todo con un lenguaje claro y sin tecnicismos innecesarios.
4. Adaptación de tus procesos contables y fiscales
Revisamos tus modelos fiscales, procesos internos y documentación para asegurarnos de que todo esté alineado con los nuevos requisitos legales. También te ayudamos a conservar y organizar las facturas conforme exige la normativa.
5. Tramitación de ayudas como el Kit Digital
Te asesoramos y gestionamos por ti la solicitud del Kit Digital, una subvención que puede ayudarte a financiar el software o los servicios necesarios para cumplir con Verifactu.
6. Soporte continuo
Estaremos contigo antes, durante y después de la transición. Si surge cualquier duda, actualización normativa o problema técnico, podrás contar con nuestro equipo.
Si eres autónomo o tienes una empresa y no sabes por dónde empezar con Verifactu, en Despacho Abierto lo hacemos por ti. Te ofrecemos una solución completa, profesional y adaptada a tus necesidades.
Conclusión
Verifactu no es solo una nueva norma: es un cambio de modelo que afectará a todos los negocios que facturen. Cuanto antes actúes, más fácil será la transición.
En Despacho Abierto te ofrecemos la orientación y herramientas necesarias para cumplir con Verifactu desde ya.
¿Te ayudamos a implementar Verifactu en tu empresa?
Contáctanos hoy mismo y solicita tu diagnóstico gratuito.
