Con la implementación del sistema VeriFactu (desarrollo de la Ley 11/2021, Antifraude), muchas empresas se preguntan si deben adaptar ya su facturación o si pueden seguir emitiendo facturas como hasta ahora. La clave no está en “todas las facturas”, sino en qué sistema de facturación utilizas.
1) ¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un marco técnico para programas de facturación que garantiza la integridad, la trazabilidad y la inalterabilidad de cada registro, así como el cifrado y la preservación segura de las facturas. Los software conformes pueden (opcionalmente) enviar automáticamente cada factura a la AEAT en el momento de su emisión.
| ℹ️ Idea clave: VeriFactu afecta a los programas de facturación; lo obligatorio es cumplir los requisitos técnicos, no necesariamente la remisión inmediata a la AEAT. |
2) ¿Cuándo es obligatorio usar VeriFactu?
- Cuando utilices un software de facturación (propio o de terceros). Ese software debe generar un registro inalterable (hash/encadenado), cifrar y conservar los registros, mantener una pista de auditoría y permitir el envío a la AEAT cuando proceda (automático o a requerimiento).
- La AEAT ha anunciado que facilitará un software gratuito orientado a autónomos y microempresas (uso opcional).
3) ¿Cuándo NO es necesario usar VeriFactu?
- Facturas en papel hechas manualmente.
- Word, Excel o PDF con emisión manual y sin (i) cálculos automáticos, (ii) conservación sistemática digital de la facturación, ni (iii) firma electrónica integrada (uso meramente ofimático).
- Empresas en SII (Suministro Inmediato de Información): régimen específico distinto.
- Facturas emitidas por terceros autorizados (aplica el sistema del emisor autorizado).
- Documentos aduaneros de importación y determinados supuestos intracomunitarios/autofacturas fuera del flujo del emisor.
| ⚠️ Ojo: si esas herramientas (Word/Excel/PDF) se emplean para generar, almacenar, procesar o firmar electrónicamente las facturas, encajan como Sistema Informático de Facturación (SIF) a efectos del RD 1007/2023 y, por tanto, sí aplica VeriFactu. |
4) ¿Puedo cumplir sin enviar automáticamente a la AEAT?
Sí. Hay dos modelos válidos:
a) Software VeriFactu con envío automático — remite la factura a la AEAT en el momento de la emisión (telemetría en tiempo real).
b) Software conforme sin envío automático — no manda la factura en el instante de la emisión, pero cumple todos los requisitos técnicos (encadenado de registros, cifrado y custodia, log de eventos y justificantes de cancelación/corrección, y capacidad de evidenciar y suministrar registros a la AEAT a requerimiento).
5) ¿Qué tipos de facturas sirven sin pasar por VeriFactu?
- Papel y emisión manual.
- Word, Excel o PDF con emisión manual y sin cálculos automáticos, sin conservación sistemática digital y sin firma electrónica.
- Facturas emitidas por la Aduana (DUA/IVA importación).
- Emisión por terceros autorizados: rige el sistema del emisor autorizado.
- Determinadas operaciones intracomunitarias/autofacturas fuera del flujo VeriFactu del emisor.
6) ¿VeriFactu sí o no? (Resumen comparativo)
| Situación | ¿VeriFactu obligatorio? | Notas / Alternativas |
| Word/Excel/PDF manual (sin cálculos, sin conservación sistemática, sin firma) | NO | Uso ofimático/manual; fuera del concepto SIF. |
| Word/Excel/PDF con tratamiento (generar/almacenar/procesar o firmar) | SÍ | Se considera SIF (RD 1007/2023) → debe cumplir VeriFactu. |
| Facturación en papel | NO | No es software → permitido. |
| Software de facturación (propio/terceros) | SÍ | Conforme: integridad, trazabilidad, inalterabilidad y cifrado. |
| Contribuyentes en SII | NO | Régimen alternativo ya vigente. |
| Documentos de Aduanas (DUA) | NO | No pasan por el software del emisor. |
| Facturación de terceros autorizados | NO | Aplica el sistema del emisor autorizado. |
| Software AEAT (gratuito) | SÍ | Opción para autónomos/micro. Uso opcional. |
| Software conforme sin envío automático | SÍ | Registra, cifra y conserva evidencias (hash, logs) exportables. |
7) Recomendaciones de Despacho Abierto
- Si emites pocas facturas con método manual/ofimático, documenta el procedimiento y controles (sin cálculos, sin conservación sistemática, sin firma).
- Si usas software de facturación o Word/Excel/PDF con tratamiento, planifica su adaptación a VeriFactu o valora el software gratuito de la AEAT cuando esté disponible.
- Define políticas internas de correcciones/cancelaciones y archivo seguro.
- Testea la exportación de evidencias (hash, logs, registros) para verificar respuesta ante requerimientos.
Referencias: RD 1007/2023 (BOE-A-2023-24840). Consultas DGT: V2653-24 (27/12/2024, hojas de cálculo), V0058-25/V0073-25 (03/02/2025, emisión manual vs. SIF) y V2484-24 (09/12/2024, SII).
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Si todavía tienes dudas sobre qué es exactamente VeriFactu, a quién afecta o cuándo entra en vigor, te recomendamos leer también este artículo:
Ahí encontrarás una explicación detallada del contexto legal, los plazos y cómo empezar a prepararte desde ya.
